DMS води документите с пълна история: коя е действащата версия, кой я е одобрил, кой я е виждал, къде е архивирана. Подходящо за договори, оферти, политики, технически документи и всичко, което минава през няколко ръце преди да придобие сила.
Договор v3, договор v3 final, договор v3 final подписан. Всеки пази при себе си своята версия. Какво е действащото остава въпрос на устна уговорка между двама души.
„Препращам ти за одобрение“ → „Връщам с корекции“ → „Загубих имейла, ще препратиш ли пак?“. Без видим маршрут, забавянията не се проследяват, а отговорността се разсейва.
Стари документи живеят на лични дискове, общи папки без структура и пощенски кутии на колеги, които вече не са в компанията. Намирането при ревизия е спорт, не процес.
Едно място за документа, една ясна история на промените, един маршрут за одобрение - без копия по личните пощи.
Всяка промяна е версия с автор, дата и коментар. Разлики между версии, връщане към предишна - без да губите следата от еволюцията на документа.
Последователни или паралелни одобрения, различни маршрути по тип документ или стойност, ескалация при просрочка. Всяка стъпка е проследима.
Кой може да чете, редактира, одобрява и публикува - според роля, отдел или конкретен документ. Нищо не „протича“ извън кръга, който трябва да го види.
Подписване с КЕП или вътрешен електронен подпис, без отпечатване и сканиране. Подписаните документи имат заверена интегритетна следа.
Правила за съхранение по тип документ, автоматично архивиране и заличаване според законови или вътрешни срокове. Лесен достъп при ревизия.
Кой го е отворил, кой го е свалил, кой го е изпратил навън - пълен журнал на действията. Документ с история, не просто файл с име.
Готовите DMS работят за стандартен документооборот. Когато имате специфични маршрути на одобрение, регулаторни изисквания или нужда от тясна интеграция с ERP, CRM или счетоводство, изграждаме DMS по поръчка - със собствен набор шаблони, роли и електронен подпис.
Разкажете ни какви документи минават през компанията - договори, оферти, политики, протоколи. Ще предложим DMS по поръчка с реалните ви маршрути на одобрение.